3 mẫu Timeline, Checkist 90% dân tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sử dụng!

Tổ chức sự kiện là một quy trình gồm rất nhiều khâu khác nhau, mỗi khâu đòi hỏi bạn phải có các bước thật chi tiết cụ thể. Tuy nhiên, với một bản kế hoạch quá dài, quá chi tiết, đôi khi bạn sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn trong vấn đề bao quát toàn bộ các giai đoạn trong khâu tổ chức. Hoặc, khi bạn phải trình bày bản kế hoạch đầy đủ với cấp quản lý hoặc phân quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn thì họ sẽ rất khó nắm bắt, highlight được những ý chính. 

Do vậy, trong bài viết này, 3A sẽ cung cấp cho các bạn những mẫu Timeline dạng file Excel và Checklist tổ chức sự kiện đơn giản - cụ thể - trực quan nhất. Các mẫu Timeline và Checklist này sẽ hỗ trợ bạn:

✅ Đơn giản hóa bản kế hoạch tổ chức sự kiện

✅ Có cái nhìn bao quát tổng thể và xuyên suốt quá trình. 

✅ Dùng cho việc thuyết trình, giúp mọi người mau chóng nắm bắt được kế hoạch hơn.

✅ Kiểm soát được hết mọi vấn đề phát sinh trong các bước tổ chức event 

✅ Không bị bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất.

1. Timeline Single-Task 

Tổ chức sự kiện
Ví dụ 1 Timeline Single-Task

Timeline Single task là loại Timeline khá đơn giản. Loại này thể hiện các mốc thời gian cụ thể và một nhiệm vụ tương ứng theo một quy trình cố định. Timeline Single-Task được sử dụng hiệu quả cho chỉ một nhiệm vụ riêng trong sự kiện, hoặc lên thời gian biểu cho hội nghị, cuộc họp, hội thảo, ...  Có thể sử dụng nhiều lần với những sự kiện mang tính lặp lại.

2. Timeline Multi-Task

Tổ chức sự kiện
Ví dụ 1 timeline Multi-Tasks

Trong một sự kiện sẽ có rất nhiều nhiệm vụ cần phải tiến hành song song, mỗi nhiệm vụ có thời gian bắt đầu và deadline riêng. Việc ghép các Timeline Single-task với nhau theo dòng thời gian sẽ giúp chúng ta có một Timeline Multi-tasks. Một Timeline Multi-tasks chuẩn đòi hỏi kết hợp hoàn hảo các nhiệm vụ để thấy được tính phối hợp toàn diện nhất, và để người đọc dễ dàng tiếp cận, không bị “rối mắt”. 

3. Checklist tổ chức sự kiện

Check-list là một bảng tổng hợp để theo dõi, giúp bạn kiểm soát được những công việc đã hoàn thành cũng như nhắc nhở những nhiệm vụ cần phải thực hiện. Nói cách khách, checklist chính là bản tóm tắt các khâu cần thực hiện trong kế hoạch chương trình sự kiện của bạn. Checklist tổ chức sự kiện sẽ liệt kê các đầu việc rất ngắn gọn, cụ thể, có các ô trống nhỏ trước mỗi dòng để bạn đánh dấu tick cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành.

Phần 1: Kế hoạch 2 tháng trước sự kiện

⬜ Mục tiêu và goals của sự kiện

⬜ Ngày tổ chức

⬜ Địa điểm tổ chức

⬜ Dự trù ngân sách

          ⬜ Tiền thuê phòng

          ⬜ Thực phẩm & đồ uống

          ⬜ Trang thiết bị 

          ⬜ Nhân công

          ⬜ Các tài liệu quảng cáo,  marketing...

⬜ Nhân sự

         ⬜ Ban tổ chức sự kiện

         ⬜ Dẫn chương trình sự kiện

         ⬜ Danh sách khách mời sự kiện

         ⬜ Danh sách các team 

         ⬜ Ban lễ tân sự kiện

         ⬜ Danh sách cộng tác viên

         ⬜ Danh sách tình nguyện viên

⬜ Hậu cần

         ⬜ Bãi đỗ xe cho khách

         ⬜ Phương án bài trí sân khấu, ghế ngồi

         ⬜ Trang thiết bị, loa đài, phông nền

         ⬜ Các phương án bảo hiểm rủi ro khi có phát sinh

⬜ Tiếp thị và truyền thông sự kiện

         ⬜ Đặt Quà tặng cho người tham dự

         ⬜ Brochure/ Poster

         ⬜ Content thông tin sự kiện đăng lên các mạng xã hội

         ⬜ Bản Dự thảo các phương án tổ chức chương trình sự kiện

(Còn tiếp).

 Download Trọn bộ tài liệu dưới đây nhé! 

 

Bạn đang tìm kiếm, lên ý tưởng cho quà tặng sự kiện? Hay có nhu cầu quà tặng gấp để kịp với deadline sự kiện? Liên hệ ngay với Quà tặng 3A tại hotline 01666122006 nhé!

 

Chia sẻ: