3 mẫu Timeline, Check-list 90% dân tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sử dụng!

Tổ chức sự kiện là một quy trình gồm rất nhiều khâu khác nhau, mỗi khâu đòi hỏi bạn phải có các bước thật chi tiết cụ thể. Tuy nhiên, với một bản kế hoạch quá dài, quá chi tiết, đôi khi bạn sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn trong vấn đề bao quát toàn bộ các giai đoạn trong khâu tổ chức. Hoặc, khi bạn phải trình bày bản kế hoạch đầy đủ với cấp quản lý hoặc phân quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn thì họ sẽ rất khó nắm bắt, highlight được những ý chính. 

Do vậy, trong bài viết này, 3A sẽ cung cấp cho các bạn những mẫu Timeline dạng file Excel và Check-list tổ chức sự kiện đơn giản – cụ thể – trực quan nhất. Các mẫu Timeline và Checklist này sẽ hỗ trợ bạn:

✅ Đơn giản hóa bản kế hoạch tổ chức sự kiện

✅ Có cái nhìn bao quát tổng thể và xuyên suốt quá trình. 

✅ Dùng cho việc thuyết trình, giúp mọi người mau chóng nắm bắt được kế hoạch hơn.

✅ Kiểm soát được hết mọi vấn đề phát sinh trong các bước tổ chức event 

✅ Không bị bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất.

1. Timeline Single-Task 

Tổ chức sự kiện
Ví dụ 1 Timeline Single-Task

Timeline Single task là loại Timeline khá đơn giản. Loại này thể hiện các mốc thời gian cụ thể và một nhiệm vụ tương ứng theo một quy trình cố định. Timeline Single-Task được sử dụng hiệu quả cho chỉ một nhiệm vụ riêng trong sự kiện, hoặc lên thời gian biểu cho hội nghị, cuộc họp, hội thảo, …  Có thể sử dụng nhiều lần với những sự kiện mang tính lặp lại.

2. Timeline Multi-Task

Tổ chức sự kiện
Ví dụ 1 timeline Multi-Tasks

Trong một sự kiện sẽ có rất nhiều nhiệm vụ cần phải tiến hành song song, mỗi nhiệm vụ có thời gian bắt đầu và deadline riêng. Việc ghép các Timeline Single-task với nhau theo dòng thời gian sẽ giúp chúng ta có một Timeline Multi-tasks. Một Timeline Multi-tasks chuẩn đòi hỏi kết hợp hoàn hảo các nhiệm vụ để thấy được tính phối hợp toàn diện nhất, và để người đọc dễ dàng tiếp cận, không bị “rối mắt”. 

Download Timeline (Excel) tại đây: http://bit.ly/2lHaFnD

3. Checklist tổ chức sự kiện

Check-list là một bảng tổng hợp để theo dõi, giúp bạn kiểm soát được những công việc đã hoàn thành cũng như nhắc nhở những nhiệm vụ cần phải thực hiện. Nói cách khách, checklist chính là bản tóm tắt các khâu cần thực hiện trong kế hoạch chương trình sự kiện của bạn. Checklist tổ chức sự kiện sẽ liệt kê các đầu việc rất ngắn gọn, cụ thể, có các ô trống nhỏ trước mỗi dòng để bạn đánh dấu tick cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành.

Phần 1: Kế hoạch 2 tháng trước sự kiện

⬜ Mục tiêu và goals của sự kiện

⬜ Ngày tổ chức

⬜ Địa điểm tổ chức

⬜ Dự trù ngân sách

          ⬜ Tiền thuê phòng

          ⬜ Thực phẩm & đồ uống

          ⬜ Trang thiết bị 

          ⬜ Nhân công

          ⬜ Các tài liệu quảng cáo,  marketing…

⬜ Nhân sự

         ⬜ Ban tổ chức sự kiện

         ⬜ Dẫn chương trình sự kiện

         ⬜ Danh sách khách mời sự kiện

         ⬜ Danh sách các team 

         ⬜ Ban lễ tân sự kiện

         ⬜ Danh sách cộng tác viên

         ⬜ Danh sách tình nguyện viên

⬜ Hậu cần

         ⬜ Bãi đỗ xe cho khách

         ⬜ Phương án bài trí sân khấu, ghế ngồi

         ⬜ Trang thiết bị, loa đài, phông nền

         ⬜ Các phương án bảo hiểm rủi ro khi có phát sinh

⬜ Tiếp thị và truyền thông sự kiện

         ⬜ Đặt Quà tặng khách hàng

         ⬜ Brochure/ Poster

         ⬜ Content thông tin sự kiện đăng lên các mạng xã hội

         ⬜ Bản Dự thảo các phương án tổ chức chương trình sự kiện

Việc sử dụng những mẫu Timeline và Checklist không chỉ giúp bạn kiểm soát tốt hơn quá trình tổ chức sự kiện, mà còn tạo điều kiện thuận lợi để tăng cường mối quan hệ với khách hàng và đối tác thông qua việc tặng quà doanh nghiệp.

Khi tất cả các khâu đều được lên kế hoạch tỉ mỉ và thực hiện suôn sẻ, bạn sẽ có thêm thời gian và cơ hội để tập trung vào việc chọn lựa và chuẩn bị những món quà ý nghĩa, độc đáo dành tặng khách hàng, đối tác tham dự sự kiện.

Quà tặng doanh nghiệp không chỉ là biểu tượng của lòng tri ân mà còn là cách thức tinh tế để quảng bá thương hiệu và tạo dựng ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng.

Khi bạn kiểm soát tốt sự kiện của mình, từ kế hoạch đến thực hiện, bạn sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp và tận tâm, từ đó dễ dàng xây dựng lòng tin và tăng doanh thu thông qua mối quan hệ bền vững với khách hàng và đối tác.

Download Full bản Checklist Tổ chức sự kiện tại đây!

Tải về checklist tổ chức sự kiện

—–

Xem thêm các video Chia sẻ kiến thức Tổ chức sự kiện:

♥ 4 nguyên tắc quan trọng để truyền thông sự kiện: 

♥ 5 Loại quà tặng event hội nghị được yêu thích nhất: 

♥ Checklist công việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện: 

♥ 3 Dạng kịch bản bắt buộc phải có khi tổ chức một sự kiện:

Bạn đang tìm kiếm quà tặng doanh nghiệp, lên ý tưởng cho quà tặng sự kiện? Hay có nhu cầu quà tặng gấp để kịp với deadline sự kiện? Liên hệ ngay với Quà tặng 3A tại hotline 0936088819 nhé!

Quà tặng 3A – hơn 10 năm tận tụy nỗ lực với 30000+ đơn hàng, 50.0000+ sản phẩm mẫu và 25000+ khách hàng tin tưởng.

Các đơn hàng Quà tặng sự kiện, quà tặng hội nghị – event tiêu biểu 3A đã thực hiện

Dưới đây là các sản phẩm quà tặng sự kiện, quà tặng hội nghị tiêu biểu mà 3A thực hiện 

gift-set-bo-quatang

Gift set Sổ bút USB card – Khách hàng VIBM

binh-giu-nhiet-qua-tang

Bình giữ nhiệt tre – Kiểm toán Nhà nước

o-du-quang-cao

Ô in logo thương hiệu – KH British International School

tui-vai-bo-qua-tang

Túi vải bố canvas quà tặng hội thảo

moc-khoa-qua-tang

Móc khóa give-away quà tặng sự kiện

Tạo nét riêng cho sản phẩm quà tặng với các dòng tem logo và phương thức chế tác cao cấp

Với sự phát triển của các công nghệ in ấn hiện đại, việc áp dụng chế tác tem logo lên sản phẩm quảng bá đã trở thành một cách tiếp cận mới và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Quà tặng doanh nghiệp tem logo cao cấp đang được coi là phương thức mới để tạo ấn tượng thương hiệu được phát triển độc quyền bởi Quà tặng 3A.

Tem logo kim loại siêu mỏng

Tem phủ epoxy

Khảm trai

Thiệp logo 3D

Các dòng sản phẩm gắn tem logo cao cấp

Để có thêm thông tin về công ty chúng tôi, bạn có thể tham khảo:

  • Giới thiệu Quà tặng 3A:

Báo chí nói gì về 3A?

“Sau khi cùng trao đổi và lắng nghe các chia sẻ từ 3A team, Toplist đánh giá đây là một đơn vị cung cấp quà tặng có mức giá tốt nhất trên thị trường nhưng chất lượng sản phẩm vẫn được đảm bảo” – Nguồn: Top 12 công ty quà tặng nổi tiếng nhất ở Hà Nội – Toplist.
“Để tìm hiểu thêm thông tin về dòng sản phẩm đồ gia dụng từ bột lúa mạch này, bạn có thể ghé thăm các địa chỉ cung cấp uy tín như quatang3a.com. Tại đây, bạn có thể tìm thấy cực nhiều lựa chọn về các sản phẩm từ bột lúa mạch ….” – Nguồn: Bí quyết lựa chọn bộ dụng cụ đựng thực phẩm an toàn cho sức khỏe – Eva.vn
Ông Nguyễn Trung Hải, Tổng giám đốc Công ty quà tặng 3A cho biết, việc cho ra sản phẩm này nhằm hưởng ứng không khí tự hào của cả nước khi Việt Nam tổ chức hội nghị thượng đỉnh Mỹ -Triều. Đồng thời, thông qua những món quà lưu niệm này, công ty cũng muốn truyền tải thông điệp “vì hòa bình” đến với bạn bè quốc tế… – Nguồn: Quà tặng in hình Trump – Kim hút khách – http://vnexpress.net/
Chúng tôi muốn có một sản phẩm để ghi lại dấn ấn về sự kiện quan trọng này, đóng góp một chút gì đó để quảng bá hình ảnh Hà Nội cũng như Việt Nam thông qua những sản phẩm lưu niệm, đặc biệt sẽ tặng miễn phí cho tất cả các phóng viên nước ngoài để mọi người thấy được chúng ta thân thiện và hiếu khách -Nguồn: Báo Việt Nam mới – Bán mỏi tay quà lưu niệm ‘ăn theo’ hình ông Donald Trump, Kim Jong Un

Câu hỏi thường gặp

3A là đơn vị bán buôn, chỉ cung cấp sản phẩm với số lượng tối thiểu trở lên. Số lượng càng lớn, giá càng cạnh tranh!
Quý khách chỉ cần để lại thông tin liên hệ qua 1 trong các kênh thông tin sau:
– Gọi hotline 0936026680 | 0936088819
– Điền form thông tin và yêu cầu khách hàng tại đây.
– Gửi email yêu cầu của bạn tới hòm thư điện tử quatang3a@gmail.com.
– Chat trực tiếp trên website.
3A sẽ tiếp nhận yêu cầu và tư vấn báo giá cho quý khách!
Thông thường 3A team sẽ liên lạc lại trong vòng 2 giờ làm việc đối với các yêu cầu thông thường, 8h làm việc đối với yêu cầu chi tiết hoặc nâng cao.
Chắc chắn rồi! 3A từng có kinh nghiệm đáp ứng các yêu cầu sản xuất đa dạng đặc thù khác nhau tại mỗi doanh nghiệp, từ những sản phẩm đòi hỏi quy chuẩn chất lượng, quy cách cao như an toàn sức khỏe cho trẻ em hoặc người già và phụ nữ mang thai,…hoặc kèm chứng từ chất lượng, C/O theo yêu cầu… Đừng ngần ngại liên hệ với 3A để được tư vấn cụ thể!

Quy trình đặt hàng Quà tặng in ấn logo theo yêu cầu tại Quà tặng 3A:

Liên hệ 3A theo một trong những cách sau:

  • Gọi hotline 0936 0888 19 | 0936 026 680
  • Gửi email yêu cầu của bạn tới hòm thư điện tử quatang3a@gmail.com.
  • Chat trực tiếp trên website.

Một số lưu ý nhỏ về đặt hàng Quà tặng tại 3A:

  • 3A chỉ nhận các đơn hàng với số lượng tối thiểu trở lên.
  • Số lượng đặt càng nhiều, giá càng tốt!

Giao hàng: 

  • Giao hàng 63 tỉnh thành trên cả nước.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại AAA Việt Nam 

Hà Nội: Tầng 3, Tòa CT2, 536A Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng

TP.HCM: Số 36, đường số 2, Khu đô thị Him Lam, phường Tân Hưng, Quận 7

Kho: Số 4, Ngõ 34 Văn Cao, Ba Đình, Hà Nội

Xưởng In: Thôn Võng La, Đông Anh, Hà Nội.

Website: www.quatang3a.com | www.aaavietnam.comEmail: quatang3a@gmail.com

Hotline/Zalo: 0936 088 819 | 0936 026 680

qua tang doanh nghiep gia re

Chia sẻ: