3 mẫu Timeline, Check-list 90% dân tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sử dụng!

Tổ chức sự kiện là một quy trình gồm rất nhiều khâu khác nhau, mỗi khâu đòi hỏi bạn phải có các bước thật chi tiết cụ thể. Tuy nhiên, với một bản kế hoạch quá dài, quá chi tiết, đôi khi bạn sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn trong vấn đề bao quát toàn bộ các giai đoạn trong khâu tổ chức. Hoặc, khi bạn phải trình bày bản kế hoạch đầy đủ với cấp quản lý hoặc phân quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn thì họ sẽ rất khó nắm bắt, highlight được những ý chính. 

Do vậy, trong bài viết này, 3A sẽ cung cấp cho các bạn những mẫu Timeline dạng file Excel và Check-list tổ chức sự kiện đơn giản – cụ thể – trực quan nhất. Các mẫu Timeline và Checklist này sẽ hỗ trợ bạn:

✅ Đơn giản hóa bản kế hoạch tổ chức sự kiện

✅ Có cái nhìn bao quát tổng thể và xuyên suốt quá trình. 

✅ Dùng cho việc thuyết trình, giúp mọi người mau chóng nắm bắt được kế hoạch hơn.

✅ Kiểm soát được hết mọi vấn đề phát sinh trong các bước tổ chức event 

✅ Không bị bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất.

1. Timeline Single-Task 

Tổ chức sự kiện
Ví dụ 1 Timeline Single-Task

Timeline Single task là loại Timeline khá đơn giản. Loại này thể hiện các mốc thời gian cụ thể và một nhiệm vụ tương ứng theo một quy trình cố định. Timeline Single-Task được sử dụng hiệu quả cho chỉ một nhiệm vụ riêng trong sự kiện, hoặc lên thời gian biểu cho hội nghị, cuộc họp, hội thảo, …  Có thể sử dụng nhiều lần với những sự kiện mang tính lặp lại.

2. Timeline Multi-Task

Tổ chức sự kiện
Ví dụ 1 timeline Multi-Tasks

Trong một sự kiện sẽ có rất nhiều nhiệm vụ cần phải tiến hành song song, mỗi nhiệm vụ có thời gian bắt đầu và deadline riêng. Việc ghép các Timeline Single-task với nhau theo dòng thời gian sẽ giúp chúng ta có một Timeline Multi-tasks. Một Timeline Multi-tasks chuẩn đòi hỏi kết hợp hoàn hảo các nhiệm vụ để thấy được tính phối hợp toàn diện nhất, và để người đọc dễ dàng tiếp cận, không bị “rối mắt”. 

Download Timeline (Excel) tại đây: http://bit.ly/2lHaFnD

3. Checklist tổ chức sự kiện

Check-list là một bảng tổng hợp để theo dõi, giúp bạn kiểm soát được những công việc đã hoàn thành cũng như nhắc nhở những nhiệm vụ cần phải thực hiện. Nói cách khách, checklist chính là bản tóm tắt các khâu cần thực hiện trong kế hoạch chương trình sự kiện của bạn. Checklist tổ chức sự kiện sẽ liệt kê các đầu việc rất ngắn gọn, cụ thể, có các ô trống nhỏ trước mỗi dòng để bạn đánh dấu tick cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành.

Phần 1: Kế hoạch 2 tháng trước sự kiện

⬜ Mục tiêu và goals của sự kiện

⬜ Ngày tổ chức

⬜ Địa điểm tổ chức

⬜ Dự trù ngân sách

          ⬜ Tiền thuê phòng

          ⬜ Thực phẩm & đồ uống

          ⬜ Trang thiết bị 

          ⬜ Nhân công

          ⬜ Các tài liệu quảng cáo,  marketing…

⬜ Nhân sự

         ⬜ Ban tổ chức sự kiện

         ⬜ Dẫn chương trình sự kiện

         ⬜ Danh sách khách mời sự kiện

         ⬜ Danh sách các team 

         ⬜ Ban lễ tân sự kiện

         ⬜ Danh sách cộng tác viên

         ⬜ Danh sách tình nguyện viên

⬜ Hậu cần

         ⬜ Bãi đỗ xe cho khách

         ⬜ Phương án bài trí sân khấu, ghế ngồi

         ⬜ Trang thiết bị, loa đài, phông nền

         ⬜ Các phương án bảo hiểm rủi ro khi có phát sinh

⬜ Tiếp thị và truyền thông sự kiện

         ⬜ Đặt Quà tặng cho người tham dự

         ⬜ Brochure/ Poster

         ⬜ Content thông tin sự kiện đăng lên các mạng xã hội

         ⬜ Bản Dự thảo các phương án tổ chức chương trình sự kiện

(Còn tiếp)

Download Checklist Tổ chức sự kiện tại đây: http://bit.ly/2lXoe2t

Bạn đang tìm kiếm, lên ý tưởng cho quà tặng sự kiện? Hay có nhu cầu quà tặng gấp để kịp với deadline sự kiện? Liên hệ ngay với Quà tặng 3A tại hotline 0936 0888 19 nhé!

Quà tặng 3A – 8 năm tận tụy nỗ lực với 1000+ đơn hàng, 10.0000+ sản phẩm mẫu và 5000+ khách hàng tin tưởng.

Các đơn hàng Quà tặng sự kiện, quà tặng hội nghị – event tiêu biểu 3A đã thực hiện

Dưới đây là các sản phẩm quà tặng sự kiện, quà tặng hội nghị tiêu biểu mà 3A thực hiện 

gift-set-bo-quatang

Gift set Sổ bút USB card – Khách hàng VIBM

binh-giu-nhiet-qua-tang

Bình giữ nhiệt tre – Kiểm toán Nhà nước

o-du-quang-cao

Ô in logo thương hiệu – KH British International School

tui-vai-bo-qua-tang

Túi vải bố canvas quà tặng hội thảo

moc-khoa-qua-tang

Móc khóa give-away quà tặng sự kiện

Câu hỏi thường gặp

3A là đơn vị bán buôn, chỉ cung cấp sản phẩm với số lượng tối thiểu trở lên. Số lượng càng lớn, giá càng cạnh tranh!
Quý khách chỉ cần để lại thông tin liên hệ qua 1 trong các kênh thông tin sau: - Gọi hotline 0936 0888 19. - Điền form thông tin và yêu cầu khách hàng tại đây. - Gửi email yêu cầu của bạn tới hòm thư điện tử quatang3a@gmail.com. - Chat trực tiếp trên website. 3A sẽ tiếp nhận yêu cầu và tư vấn báo giá cho quý khách!
Thông thường 3A team sẽ liên lạc lại trong vòng 2 giờ làm việc đối với các yêu cầu thông thường, 8h làm việc đối với yêu cầu chi tiết hoặc nâng cao.
Chắc chắn rồi! 3A từng có kinh nghiệm đáp ứng các yêu cầu sản xuất đa dạng đặc thù khác nhau tại mỗi doanh nghiệp, từ những sản phẩm đòi hỏi quy chuẩn chất lượng, quy cách cao như an toàn sức khỏe cho trẻ em hoặc người già và phụ nữ mang thai,...hoặc kèm chứng từ chất lượng, C/O theo yêu cầu… Đừng ngần ngại liên hệ với 3A để được tư vấn cụ thể!

Để có thêm thông tin về công ty chúng tôi, bạn có thể tham khảo:

  • Giới thiệu ngắn về công ty Quà tặng 3A: 

Quy trình đặt hàng quà tặng sự kiện, quà tặng event – hội nghị tại 3A:

– Liên hệ 3A theo một trong những cách sau:

  • Gọi hotline 0936 0888 19.
  • Điền form thông tin và yêu cầu khách hàng tại đây
  • Gửi email yêu cầu của bạn tới hòm thư điện tử quatang3a@gmail.com.
  • Chat trực tiếp trên website.

Một số lưu ý nhỏ về đặt hàng quà tặng sự kiện in logo theo yêu cầu 3A:

  • 3A chỉ nhận các đơn hàng với số lượng tối thiểu
  • Số lượng đặt càng nhiều, giá càng tốt!

– Giao hàng: 

  • Giao hàng 63 tỉnh thành trên cả nước.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

qua tang doanh nghiep gia re

Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại AAA Việt Nam 

Hà Nội: Tầng 7, 108 Lò Đúc, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

TP.HCM: Số 9, đường 2, phường Tân Phú, quận 7, TP.HCM

Website: www.quatang3a.com – Email: quatang3a@gmail.com – Hotline: 0936 0888 19

 qua tang doanh nghiep gia re

Chia sẻ: