3 Mẫu Timeline, Checklist 90% Dân Tổ Chức Sự Kiện Sử Dụng

Tổ chức sự kiện là một quy trình gồm rất nhiều khâu khác nhau, mỗi khâu đòi hỏi bạn phải có các bước thật chi tiết cụ thể. Tuy nhiên, với một bản kế hoạch quá dài, quá chi tiết, đôi khi bạn sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn trong vấn đề bao quát toàn bộ các giai đoạn trong khâu tổ chức. Hoặc, khi bạn phải trình bày bản kế hoạch đầy đủ với cấp quản lý hoặc phân quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn thì họ sẽ rất khó nắm bắt, highlight được những ý chính. 

Do vậy, trong bài viết này, 3A sẽ cung cấp cho các bạn những mẫu Timeline dạng file Excel và Check-list tổ chức sự kiện đơn giản – cụ thể – trực quan nhất. Các mẫu Timeline và Checklist này sẽ hỗ trợ bạn:

✅ Đơn giản hóa bản kế hoạch tổ chức sự kiện

✅ Có cái nhìn bao quát tổng thể và xuyên suốt quá trình. 

✅ Dùng cho việc thuyết trình, giúp mọi người mau chóng nắm bắt được kế hoạch hơn.

✅ Kiểm soát được hết mọi vấn đề phát sinh trong các bước tổ chức event 

✅ Không bị bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất.

1. Timeline Single-Task 

Ví dụ 1 Timeline Single-Task

Timeline Single task là loại Timeline khá đơn giản. Loại này thể hiện các mốc thời gian cụ thể và một nhiệm vụ tương ứng theo một quy trình cố định. Timeline Single-Task được sử dụng hiệu quả cho chỉ một nhiệm vụ riêng trong sự kiện, hoặc lên thời gian biểu cho hội nghị, cuộc họp, hội thảo, …  Có thể sử dụng nhiều lần với những sự kiện mang tính lặp lại.

2. Timeline Multi-Task

Ví dụ 1 timeline Multi-Tasks

Trong một sự kiện sẽ có rất nhiều nhiệm vụ cần phải tiến hành song song, mỗi nhiệm vụ có thời gian bắt đầu và deadline riêng. Việc ghép các Timeline Single-task với nhau theo dòng thời gian sẽ giúp chúng ta có một Timeline Multi-tasks.

Một Timeline Multi-tasks chuẩn đòi hỏi kết hợp hoàn hảo các nhiệm vụ để thấy được tính phối hợp toàn diện nhất, và để người đọc dễ dàng tiếp cận, không bị “rối mắt”. 

3. Checklist tổ chức sự kiện

Checklist là một bảng tổng hợp để theo dõi, giúp bạn kiểm soát được những công việc đã hoàn thành cũng như nhắc nhở những nhiệm vụ cần phải thực hiện. Nói cách khác, nó là bản tóm tắt các khâu cần thực hiện trong kế hoạch chương trình sự kiện của bạn.

Checklist tổ chức sự kiện sẽ liệt kê các đầu việc rất ngắn gọn, cụ thể, có các ô trống nhỏ trước mỗi dòng để bạn đánh dấu tick cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành. 3A tạo ra checklist này dựa trên quy trình tổ chức sự kiện 5 bước dưới đây.

Dưới đây là nội dung. Phía dưới checklist bạn có thể tải về để in ra rồi sử dụng cho mỗi sự kiện.

NỘI DUNG CHECKLIST

🎯 1. Lập Mục Tiêu Và Kế Hoạch Ban Đầu

☐ Xác định mục tiêu và goals của sự kiện
☐ Chọn ngày và địa điểm tổ chức
☐ Lập ngân sách dự trù
☐ Lên danh sách khách mời dự kiến
☐ Xác định dịch vụ thuê (âm thanh, ánh sáng, trang trí…)
☐ Lên kế hoạch truyền thông và quảng bá sự kiện
☐ Chuẩn bị các tài liệu quảng cáo (brochure, poster)
☐ Đặt quà tặng sự kiện

📋 2. Chuẩn Bị Chi Tiết (Trước Sự Kiện 2 Tuần)

☐ Họp đội ngũ để phân chia nhiệm vụ cụ thể (kế hoạch, dự trù phát sinh)
☐ Xác nhận ngân sách và các khoản chi phí
☐ Gửi thư mời hoặc email đến khách mời
☐ Xác nhận lại với nhà cung cấp dịch vụ (địa điểm, âm thanh, ánh sáng)
☐ Chuẩn bị danh sách liên lạc của ban tổ chức và khách mời
☐ Bài trí không gian sự kiện (trong, ngoài sân khấu, khu vực để xe)

⏳ 3. Kiểm Tra Cuối Cùng (48 Giờ Trước Sự Kiện)

☐ Kiểm tra lại số ghế ngồi và các yêu cầu của khách mời
☐ Bài trí sân khấu, ghế ngồi và các khu vực khác
☐ Lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu
☐ Chuẩn bị không gian chụp ảnh và quay phim
☐ In ấn tài liệu cần thiết (kịch bản chương trình, form đánh giá)
☐ Xác nhận lại với thợ chụp ảnh, quay phim

🎤 4. Ngày Diễn Ra Sự Kiện

☐ Kiểm tra sự có mặt của các thành viên và nhóm phụ trách
☐ Đón tiếp khách mời, hỗ trợ check-in
☐ Giám sát chương trình và giải quyết các sự cố phát sinh
☐ Trao quà tặng cho khách mời tham dự
☐ Thu thập form đánh giá của khách mời

✅ 5. Hậu Sự Kiện

☐ Gửi lời cảm ơn đến khách mời và đối tác
☐ Thu thập và tổng hợp đánh giá của khách mời
☐ Chốt lại ngân sách và chi phí phát sinh
☐ Tải lên hình ảnh, video lên mạng xã hội
☐ Tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm

Download checklist tổ chức sự kiện tại đây!

Việc sử dụng những mẫu Timeline và Checklist không chỉ giúp bạn kiểm soát tốt hơn quá trình tổ chức sự kiện, mà còn tạo điều kiện thuận lợi để tăng cường mối quan hệ với khách hàng và đối tác thông qua việc tặng quà doanh nghiệp.

Khi tất cả các khâu đều được lên kế hoạch tỉ mỉ và thực hiện suôn sẻ, bạn sẽ có thêm thời gian và cơ hội để tập trung vào việc chọn lựa và chuẩn bị những món quà ý nghĩa, độc đáo dành tặng khách hàng, đối tác tham dự sự kiện.

Quà tặng doanh nghiệp không chỉ là biểu tượng của lòng tri ân mà còn là cách thức tinh tế để quảng bá thương hiệu và tạo dựng ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng. Với quà tặng sự kiện, một lựa chọn tinh tế là sử dụng tem kim loại in logo thương hiệu để tạo ấn tượng sang trọng và bền vững. Tem nhôm, tem inox… có thể gắn lên các sản phẩm như hộp quà, túi xách, hoặc huy hiệu, tạo nên sự chuyên nghiệp và đẳng cấp cho sự kiện.

Khi bạn kiểm soát tốt sự kiện của mình, từ kế hoạch đến thực hiện, bạn sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp và tận tâm, từ đó dễ dàng xây dựng lòng tin và tăng doanh thu thông qua mối quan hệ bền vững với khách hàng và đối tác.

—–

Xem thêm các video Chia sẻ kiến thức Tổ chức sự kiện:

♥ 4 nguyên tắc quan trọng để truyền thông sự kiện: 

♥ 5 Loại quà tặng event hội nghị được yêu thích nhất: 

♥ Checklist công việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện: 

♥ 3 Dạng kịch bản bắt buộc phải có khi tổ chức một sự kiện:

Bạn đang tìm kiếm quà tặng doanh nghiệp, lên ý tưởng cho quà tặng sự kiện? Hay có nhu cầu quà tặng gấp để kịp với deadline sự kiện? Liên hệ ngay với Quà tặng 3A tại hotline 0936088819 nhé!

Quà tặng 3A – hơn 10 năm tận tụy nỗ lực với 30000+ đơn hàng, 50.0000+ sản phẩm mẫu và 25000+ khách hàng tin tưởng.

Các đơn hàng Quà tặng sự kiện, quà tặng hội nghị – event tiêu biểu 3A đã thực hiện

Dưới đây là các sản phẩm quà tặng sự kiện, quà tặng hội nghị tiêu biểu mà 3A thực hiện 

Gift set Sổ bút USB card – Khách hàng VIBM

Bình giữ nhiệt tre – Kiểm toán Nhà nước

Ô in logo thương hiệu – KH British International School

Túi vải bố canvas quà tặng hội thảo

Móc khóa give-away quà tặng sự kiện

Tạo nét riêng cho sản phẩm quà tặng với các dòng tem logo và phương thức chế tác cao cấp

Với sự phát triển của các công nghệ in ấn hiện đại, việc áp dụng chế tác tem logo lên sản phẩm quảng bá đã trở thành một cách tiếp cận mới và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Quà tặng doanh nghiệp tem logo cao cấp đang được coi là phương thức mới để tạo ấn tượng thương hiệu được phát triển độc quyền bởi Quà tặng 3A.

Tem logo kim loại siêu mỏng	Tem phủ epoxy	Khảm trai	Thiệp logo 3D

Các dòng sản phẩm gắn tem logo cao cấp

Để có thêm thông tin về công ty chúng tôi, bạn có thể tham khảo:

• Giới thiệu Quà tặng 3A:

Quy trình đặt hàng Quà tặng in ấn logo theo yêu cầu tại Quà tặng 3A:

Liên hệ 3A theo một trong những cách sau:

• Gọi hotline 0936 0888 19 
• Gửi email yêu cầu của bạn tới hòm thư điện tử quatang3a@gmail.com.
• Chat trực tiếp trên website.

Một số lưu ý nhỏ về đặt hàng Quà tặng tại 3A:

• 3A chỉ nhận các đơn hàng với số lượng tối thiểu trở lên.
• Số lượng đặt càng nhiều, giá càng tốt!

Giao hàng: 

• Giao hàng 63 tỉnh thành trên cả nước.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại AAA Việt Nam 

Hà Nội: Tầng 3, Tòa CT2, 536A Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng

TP.HCM: Số 36, đường số 2, Khu đô thị Him Lam, phường Tân Hưng, Quận 7

Kho: Số 4, Ngõ 34 Văn Cao, Ba Đình, Hà Nội

Xưởng In: Thôn Võng La, Đông Anh, Hà Nội.

Website: www.quatang3a.com | www.aaavietnam.com – Email: quatang3a@gmail.com

Hotline: 0936 088 819